Systemy rejestracji czasu pracy - jak działa system RCP?
System Rejestracji Czasu Pracy w Twojej firmie
System RCP BioSys - Poznaj możliwości systemu rejestracji czasu pracy pracowników!
Planowanie czasu pracy, również dla pracy wielozmianowej
Generowanie dowolnych raportów czasu pracy
Wydruk lub eksport raportu czasu pracy do wielu formatów plików np. pdf, Excel, csv i wiele innych
Określenie zaokrągleń, np. pracownik może przyjść o 8:03, a liczony jest mu czas od 8:00
Wprowadzanie wniosków urlopowych, również na Platformie WEB dostępnej dla każdego pracownika
Zaawansowane filtrowanie danych np. dla wygenerowania listy osób najbardziej się spóźniających
Korektę dowolnych informacji przez uprawnionego Operatora
Sprawdzenie listy obecności pracowników
Rejestracja czasu pracy zdalnej - RCP online
Kontroluj czas pracy pracowników w biurze i poza nimRejestrowanie czasu pracy może odbywać się także za pomocą strony www uruchamianej w przeglądarce internetowej. Aplikacja Web-Pracownik świetnie sprawdza się w pracy poza siedzibą firmy. Pracownik będąc w delegacji może rejestrować rozpoczęcie i koniec pracy używając smartfona bądź tabletu. Zdalnie na dowolnym urządzeniu można również poinformować kierownika nieobecności wynikającej z choroby. W dobie zachodzących zmian pokazujemy naszym Klientom jak efektywnie rejestrować czas pracy zdalnej. System RCP BioSys rozbudowany o moduł Web-Pracownik pozwala dostosować system rejestracji czasu pracy do trybu online. Dokładna rejestracja czasu pracy odbywać będzie się niezależnie od tego, gdzie zatrudnieni wypełniają swoje obowiązki. Miejsce pracy nie musi być tożsame z siedzibą firmy.
System RCP, czyli System Rejestracji Czasu Pracy jest kompleksowym rozwiązaniem dla każdej firmy, która chce rzetelnie rozliczać pracę swoich pracowników i z tego tytułu naliczać odpowiednie wynagrodzenia. Przyjrzyjmy się, jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania w przykładowej firmie.
Projekt systemu rejestracji czasu pracy (RCP)
Na tym etapie zbieramy wszelkie informacje od Klienta, które mogą okazać się przydatne dla wdrażanego systemu. W szczególności zwracamy uwagę na liczbę pracowników, liczbę Operatorów i metodę weryfikacji pracowników dla systemu Etatomierz.
Pracownicy podlegający ewidencji czasu pracy
Określenie liczby pracowników jest bardzo ważne. Od ilości osób, które ma obsługiwać system zależy ilość terminali, na których pracownicy będą rejestrować swą obecność. Rejestrator czasu pracy jest urządzeniem, które pozwala pracownikowi na zarejestrowanie zdarzenia np. praca start, praca koniec, czy też wyjście służbowe. Bardzo ważne jest, aby już na tym etapie określić rodzaje zdarzeń i ich ilość, bo od tego zależy dobór odpowiedniego sprzętu.
Operatorzy systemu RCP
Operatorem systemu jest osoba, która ma zainstalowaną aplikację na swoim komputerze. Ilość wymaganych Operatorów zwykle koreluje z wielkością przedsiębiorstwa i liczbą zatrudnionych pracowników. Nasze rozwiązania licencyjne pozwalają na instalację na wielu stanowiskach (komputerach), a także w środowiskach scentralizowanych (np. Hyper-V i dostęp po Zdalnym Pulpicie do serwera). Operatorzy często mają różne uprawnienia, więc warto zastanowić się już na tym etapie, kto i jakie czynności będzie realizował. Zwykle jest to kilka osób z różnymi specjalizacjami, np.: Administrator sieci, Dyrektor, Kierownik, Administracja.
Metody weryfikacji rejestracji czasu pracy - rejestratory
Nasze rejestratory czasu pracy mogą obsługiwać różne sposoby weryfikacji. Są to:
- Rejestracja kartą zbliżeniową
- Weryfikacja odciskiem palca
- Identyfikacja twarzy
- Hasło, czyli kod PIN
Większość naszych terminali może obsługiwać wiele metod jednocześnie. Dobrym pomysłem jest wybranie rejestratorów nieco „na wyrost”, z uwzględnieniem planowanego rozwoju przedsiębiorstwa. W przyszłości zawsze istnieje możliwość rozbudowy systemu np. o kolejny rejestrator RCP, gdy zatrudnimy kolejnych pracowników.
Montaż Systemu Rejestracji Czasu Pracy
Instalacja sprzętu następuje po ustaleniu dokładnych miejsc montażu urządzeń, dostępu do sieci elektrycznej 230V oraz do podłączenia kabla sieciowego z serwerem. Miejsce musi być tak dobrane, by było wygodne dla pracowników do rejestracji zdarzeń. Zwykle są to okolice wejścia do budynku lub szatnia pracownicza. Dla specyficznych wymagań możliwe jest też podłączenie terminala RCP bez dostępu do sieci LAN. W takim wypadku można zastosować przenoszenie danych przez pendrive USB. Montaż obejmuje pełne przygotowanie sprzętu i sprawdzenie połączeń sieciowych do serwera.
Wdrożenie systemu kontroli czasu pracy pracowników
Na podstawie przygotowanego harmonogramu wdrożenia, konsultant BioSys kontaktuje się ze wskazaną osobą po stronie Klienta. Wdrożenie zwykle realizowane jest drogą zdalną i obejmuje pełną konfigurację systemu RCP na ustalonych zasadach. Często jest to wprowadzenie pracowników do systemu, ustawienie przykładowych lub wszystkich grafików pracowników, zaokrągleń czasów i przedstawienie ścieżki dla eksportu danych. Dużym udogodnieniem dla Klienta jest fakt, że już w tym momencie pracujemy na „żywym organizmie” z danymi Klienta.
Szkolenie
Szkolenie może być realizowane zdalnie lub na miejscu u Klienta. Nasz wdrożeniowiec przedstawia, w jaki sposób działa nasza aplikacja Etatomierz i na bieżąco odpowiada na rodzące się pytania. Bardzo wiele zależy od wybranej wersji systemu, a często omawiana jest również kontrola dostępu , jeśli system obejmuje taką funkcjonalność. Na szkoleniu często dochodzi do zmian w konfiguracji systemu zgodnie z tym, co na bieżąco określa Klient.
Po szkoleniu nasi Klienci wiedzą jak będzie odbywać się rejestracja czasu pracy i jak działa aplikacja mobilna zainstalowana na komputerach operatorów nadzorujących system RCP w swojej firmie.
Po szkoleniu system RCP jest w pełni sprawny i od tego momentu można w pełni z niego korzystać.
Serwis
Na wdrożone rozwiązanie przysługuje gwarancja na zaimplementowany sprzęt. Jest to serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Jeśli obejmuje to umowa, to na uszkodzony sprzęt (np. w wyniku przepięcie zasilania 230V) dostarczane jest urządzenie zastępcze. Dla zgłaszanych problemów i wątpliwości przygotowaliśmy specjalny panel, gdzie Klient może na bieżąco śledzić proces rozwiązania jego wątpliwości.
Praca z wdrożonym systemem RCP
Instalacja oprogramowania Etatomierz na komputerach Operatorów systemu i nadanie odpowiednich uprawnień do administracji systemem.
Wprowadzenie listy pracowników do systemu RCP. Najczęściej przy wdrożeniu wprowadzamy pełną listę z bieżącej ewidencji pracowników w firmie Klienta.
Wprowadzamy karty zbliżeniowe lub odciski palców dla późniejszej rejestracji pracowników.
Ustawiamy plany pracy dla podległego personelu. Mogą to być stałe grafiki (np. 8:00-16:00) albo elastyczne dopasowanie czasu pracy (np. widełki na wejście) pomiędzy 7:00-9:00 i naliczanie 8h od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika.
Pracownicy rejestrują się na rejestratorach czasu pracy odciskiem palca lub kartą zbliżeniową. W momencie weryfikacji mogą wybrać dodatkowe statusy jak np. przerwa prywatna start lub wyjście służbowe koniec. Poprawna rejestracja jest potwierdzana komunikatem głosowym, dźwiękowym, świetlnym i informacją na terminalu RCP.
Dane z rejestracji pracowników są gromadzone w systemie (automatycznie pobierane). Jeśli założenia systemu tego wymagają to kierownicy potwierdzają lub odrzucają nadliczbowy czas pracy pracowników.
W dowolnym momencie uprawniony Operator systemu może wygenerować kartę czasu pracy pracownika i skorygować występujące błędy (np. pracownik nie zarejestrował się, bo zgubił kartę zbliżeniową)
W pełni elektroniczna ewidencja czasu pracy to łatwe generowanie raportów
System BioSys pozwala łatwo rejestrować czas pracy. Administratorzy mogą łatwo kontrolować obecności pracownika na swoim stanowisku pracy czy długości przerwy. W raportach prezentowanych przez system rejestracji czasu pracy BioSys ukazywać będą się wcześniejsze wyjścia pracowników czy nadgodziny, dzięki czemu procesy zarządzania personelem w Twojej Firmie będą przebiegać sprawniej.
Przykładowy raport rejestracji czasu pracy wygenerowany przez system RCP od BioSys
Dowiedz się więcej o naszych systemach RCP
Skontaktuj się z naszym specjalistą