Lista obecności w pracy

Temat listy obecności w pracy wydaje się prosty i jasny dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak gdy spojrzymy głębiej okazuje się, że są aspekty które budzą wątpliwości. W dzisiejszym wpisie postaramy się wyjaśnić kłopotliwe wątki, podzielić się wiedzą oraz usystematyzować fakty.

Zapraszamy do zapoznania się z artykułem, z którego dowiesz się:

• czym jest lista obecności w pracy?
• czy sporządzenie i udostępnienie pracownikom listy obecności w firmie jest obowiązkowe? Co mówi Kodeks Pracy?
• lista obecności w pracy a ewidencja czasu pracy – czy to są synonimy?
• jak powinna wyglądać lista obecności w firmie? jakie rozwiązanie możesz zastosować w swoim biznesie?

Nie przegap: Nowoczesny system Rejestracji Czasu Pracy – wady i zalety

Lista obecności w pracy – czym jest i do czego jest potrzebna? 

Jak sama nazwa wskazuje lista obecności ma dostarczyć informacji, kto danego dnia jest w pracy. Posiadanie tych danych znacznie ułatwia codzienność osób decyzyjnych i kierowników. Zdecydowanie łatwiej na tej podstawie dokonać rozliczenia przepracowanego czasu a także sporządzić ewidencję. Są to główne powody dla których przedsiębiorcy decydują się na takie rozwiązanie. 

Lista obecności w firmie a Kodeks Pracy – czy tworzenie takiego dokumentu jest obowiązkowe?  

Z listą obecności jest podobnie jak z kartą obiegową dla pracowników - wszyscy znamy te pojęcia, są dla nas naturalne i zakładamy, że pracodawcy stosują wymienione rozwiązania w swoich firmach, gdyż wymaga tego Kodeks Pracy. Prawda jest jednak nieco inna. 

Lista obecności w pracy – podobnie jak Karta Obiegowa – jest dokumentem wewnętrznym, którego powstanie i stosowanie zleca przedsiębiorca. Pracownicy są proszeni o rzetelne składanie podpisów po przyjściu do biura. Uzupełnianie dokumentu na bieżąco pozwala na łatwiejsze prowadzenie ewidencji czasu pracy. Biorąc pod uwagę przepisy prawa lista obecności w firmie nie jest obowiązkowa. Próżno szukać zapisów o tego typu dokumencie w Kodeksie Pracy. 

 Lista obecności w pracy, ewidencja czasu pracy – dwa pojęcia, które brzmią podobnie, ale nie oznaczają tego samego

Zasadniczą różnicą między wymienionymi wyżej dokumentami jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obligatoryjna i opisana w kodeksie pracy. 

„§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Art. 149. KP 

Elektroniczna lista obecności i ewidencja czasu pracy w jednym? Oto rozwiązanie cenione przez pracodawców  

 Kluczowym celem listy obecności w firmie jest informacja, kto pojawił się w biurze i o której rozpoczął pracę. Dokładne te same dane zawiera w sobie elektroniczna ewidencja czasu pracy. Nasz flagowy produkt, czyli Etatomierz dodatkowo spełnia wszystkie wymogi opisane w aktach prawnych. W aplikacji oprócz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy możesz zobaczyć:

• liczbę godzin pracy w nocy,
• liczbę godzin przepracowanych ponad normę,
• listę dni wolnych od pracy,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę jego początku i końca, 
• rodzaje i wymiar nieobecności,
• rodzaj oraz liczbę usprawiedliwionych absencji,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności,
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wykonywanych w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego np. praktyk 

Dodatkowo nowoczesna ewidencja czasu pracy, daje możliwość przechowywania archiwalnych danych, nawet kilkadziesiąt lat wstecz. Pozwoli Ci to na zastąpienie przestarzałych teczek pracowniczych elektronicznymi dokumentami, ograniczone zużycie papieru, a co za tym idzie mniejszy bałagan oraz więcej przestrzeni w biurze.

Z naszych rozważań wynika jasno, że nie musisz tworzyć dodatkowych list obecności, aby gromadzić niezbędne informację, działać zgodnie z prawem i jednocześnie dbać o środowisko. Elektroniczny system ewidencji czasu pracy spełnia wiele funkcji i zdecydowanie ułatwia codzienną pracę.