Ewidencja czasu pracy – tych błędów nie popełniaj

Systemy RCP wsparciem dla firm

Czwartek, 27 lipca 2017

Ewidencja czasu pracy – tych błędów nie popełniaj

ewidencja czasu pracy-zegar

Prowadzenie ewidencji czasu pracy wymaga od właściciela firmy odpowiedniego systemu, aby uniknąć zbędnych nieporozumień, a co gorsza – niepotrzebnych kosztów, które mogą wynikać np. z nieprawidłowego naliczenia nadgodzin. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokładną ewidencję, która polega również na liczeniu urlopów, dyżurów, zwolnień od pracy, a nawet nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych obecności pracowników.

Wątpliwości przy ewidencji czasu pracy

Niestety często taki system jest wadliwy. Ewidencja czasu pracy bywa prawdziwą zmorą dla pracodawców. Zupełnie niepotrzebnie jest to jeden z bardziej zawiłych elementów dokumentacji pracowniczej. A jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy? Czy prowadzenie ewidencji jest wygodnym rozwiązaniem (usprawniającym pracę firmy) czy obowiązkiem nałożonym na pracodawcę?

Niektórzy pracodawcy ograniczają się jedynie do udostępnienia pracownikom listy obecności, co oczywiście nie może być uznawane – zgodnie z podstawą prawną – za ewidencję czasu pracy. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że taka lista nie posiada dodatkowych informacji odnośnie np. przyczyn nieobecności, co dyskwalifikuje taką listę. To właśnie jeden z podstawowych błędów, które pojawiają się w zakresie ewidencji czasu pracy.

Takie „ewidencjonowanie” nie jest na bieżąco aktualizowane, a także nie posiada możliwości dołączania wniosków pracowników. 

Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 do nawet… 30 000 złotych. Aby mieć pewność, że ewidencja jest prawidłowa, polecamy skorzystać z usług specjalistycznych firm (takie jak nasza), które mają doświadczenie w tworzeniu specjalnych systemów rejestracji czasu pracy czy kontroli dostępów.

Nie ma jednak jednego wzoru, który obowiązywałby w takim systemie. Pod tym względem przepisy prawa pracy są bardzo elastyczne wobec pracodawcy, pod warunkiem, że ewidencja zawiera wszelkie niezbędne informacje, aby można było dokładnie wyliczyć wysokość wynagrodzenia za pracę.

Platforma WEB

W naszym systemie możliwa jest implementacja rozwiązania, które da czytelny obraz czasu pracy (dla pracowników), a także pozwoli na nadzorowanie ewidencji czasu pracy przez przełożonych. System umożliwia m.in. składanie wniosków urlopowych i korekt zdarzeń przez pracowników. System ten nazywamy Platformą WEB. Zapraszamy do zapoznania się z tym rozszerzeniem systemu RCP.


Zobacz inne