Ewidencjonowanie czasu pracy zdalnej - ewidencja czynności pracownika

Ewidencjonowanie czasu pracy zdalnej

W naszym poprzednim artykule skupiliśmy się na wyjaśnieniu czym jest praca zdalna oraz jak powinno wyglądać przygotowanie listy obecności dla pracownika delegowanego do pracy zdalnej. Dziś chcielibyśmy poruszyć kolejne zagadnienie jakim jest ewidencjonowanie pracy zdalnej oraz czynności wykonanych przez pracownika podczas pracy zdalnej.

Z artykułu dowiesz się:

• Ewidencjonowanie pracy zdalnej – czy jest konieczne?
• Co to jest ewidencja czynności pracownika podczas pracy zdalnej?
• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czynności pracownika?

Ewidencjonowanie czasu pracy zdalnej – czy jest konieczne?

Artykuł  149 pkt. 1  Kodeksu Pracy wyraźnie stwierdza, że  „ Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tą ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Przepis nie wskazuje jednak obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zdalnej. Pracownik – na wyraźne polecenie pracodawcy ją jednak powinien sporządzić.

Co to jest ewidencja czynności pracownika podczas pracy zdalnej?

Wiemy już, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Przepisy wprowadziły także zadanie spoczywające na pracowniku. W celu weryfikacji , pracownik może zostać zobowiązany przez pracodawcę do prowadzenia ewidencji czynności wykonywanych podczas delegowania do pracy zdalnej.  Ustawodawca nie narzuca  wzoru takiej ewidencji.  Każdy pracodawca w zależności od specyfiki biznesu, może określić , które czynności i w jakiej formie powinny być rejestrowane i raportowane.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencjonowanie czynności pracownika?

Prawidłowa ewidencja czynności wykonywanych podczas pracy zdalnej powinna zawierać dane zgodne z czasem pracy oraz obowiązkami pracownika.

Realizować ją można w postaci:

• dostarczania dziennych sprawozdań z wykonanych działań
• listy zadań z określeniem czasu poświęconego na ich wykonanie
• listy zadań z określeniem procentowego wykonania zakresu prac

Pamiętajmy, że forma przekazywania raportów jest dowolna, ale zawsze powinna być prowadzona z zachowaniem bezpieczeństwa.

W celu zapewnienia płynności komunikacji i bezpieczeństwa, oczywistym wyborem jest korzystanie z dedykowanych narzędzi do ewidencjonowania czasu i czynności pracy zdalnej. Aplikacje te połączą grafik pracownika z przepracowanym czasem i wykonanymi zadaniami.

Na przykładzie aplikacji Web Pracownik - jednego z elementów systemu rejestracji czasu pracy – Etatomierz , chcielibyśmy pokazać jak można taki proces – zamknąć w „kilku kliknięciach” – czyli zautomatyzować.

W systemie RCP tworzymy dla pracownika:

• grafik czasu pracy
• listę zadań

Pracownik przystępując do pracy zdalnej loguje się do aplikacji WEB Pracownik i tam po wybraniu opcji 'Praca - start' rozpoczyna dzień. Następnie przechodzi do listy zadań i wybierając z listy konkretną czynność przystępuje do jej wykonania. Po zakończeniu zadania może wybrać kolejne z listy. W trakcie dnia pracy może także odnotowywać przerwy lub - jeśli zachodzi konieczność , wyjścia służbowe lub prywatne. Wybierając opcję 'Praca - stop' kończy dzień. Wszystkie działania są dostępne dla przełożonego w postaci raportu. Automatyzacja całego procesu pozwala obu stronom - pracodawcy i pracownikowi zaoszczędzić czas oraz uniknąć przesyłania informacji za pomocą poczty elektronicznej. 

Jeśli potrzebujesz więcej szczegółów zapraszamy do kontaktu z naszymi konsultantami.

Ewidencja czasu pracy zdalnej — co powinna zawierać?

Jak już wiesz, jako pracodawca masz obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy. Dotyczy to również pracy zdalnej. Celem tego jest bowiem właściwe wyliczanie wynagrodzeń, przysługujących dni wolnych oraz pozostałych świadczeń itp. Nie ma znaczenia bowiem tryb zdalny wykonywania obowiązków, szczególnie gdy pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę. Ewidencja czasu pracy zdalnej musi zawierać m.in. liczbę przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych dodatkowo, dni wolne, zwolnienia chorobowe itd. Musisz wiedzieć, że te dane stanowią część wliczaną do akt osobowych pracownika. Dlatego oprócz skrupulatnego ich rejestrowania, zadbaj także o właściwe ich przechowywanie. Wygodnym rozwiązaniem w takim przypadku jest prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Istnieje wiele narzędzi, które to umożliwiają. Warto jednak wybierać tylko te zaufane.

Praca zdalna a ewidencja czasu pracy nie musi być zatem utrapieniem. Zaawansowana technologia obecnie pozwala nie tylko na śledzenie obecności osób zatrudnionych w trybie pracy zdalnej, który jak wiadomo, często jest mniej efektywny, lecz może stanowić także świetne narzędzie do kontrolowania personelu. Bowiem wykorzystanie specjalnego programu zwiększa dyscyplinę wśród osób zatrudnionych i wpływa na efektywność. Muszą oni aktualizować swój status obecności, co zdecydowanie zwiększa motywację do pracy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej — jakie narzędzie się sprawdzi?

Doskonałym rozwiązaniem jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do ewidencji czasu pracy zdalnej. Jednym z nich jest wspomniany już wcześniej Platforma WEB-Pracownik, stanowiący jeden z elementów autorskiego programu Etatomierz. Pozwala on na sygnalizowanie obecności w pracy poprzez logowanie się do systemu oraz wybierania odpowiedniego statusu. Prowadzona tak ewidencja czasu pracy zdalnej jest zawsze rzetelna. Ogromną zaletą tego programu jest również śledzenie grafiku czy przydzielonych zadań przez przełożonego. Dzięki temu osoba zatrudniona wie, jakie obowiązki na nią czekają i co musi zrealizować w ciągu dnia roboczego. Wpływa to na maksymalizację efektywności, a także zwiększenie dyscypliny. Co więcej, często motywuje to również pracowników do pracy. Chcą bowiem w czasie swojej zmiany zrealizować wszystkie powierzone zadania, które mogą odhaczyć z listy.

Praca zdalna a ewidencja czasu pracy z takim programem przestaje być problemem. Pracownik za pomocą wspomnianego narzędzia Web Pracownik odnotowuje również przerwy lub nagłe wyjścia z pracy. Na koniec okresu rozliczeniowego przełożony może wówczas wydrukować szczegółowy raport, który posłuży do wyliczania wynagrodzenia. Dzięki temu usprawniona zostaje praca także działu kadr, który otrzymuje dokładne dane dotyczące obecności, urlopów czy zwolnień.</p><p style="text-align:justify;">Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.