Podróż służbowa a ewidencja czasu pracy

Czas wykonywania obowiązków pracowniczych jest określany przez indywidualną ewidencję czasu pracy przypadającą na każdego pracownika. Przeprowadzana jest zazwyczaj w firmie, bądź innym miejscu pracy i obejmuje zadania przygotowywane w konkretnej przestrzeni. Jednak zdarzają się sytuacje, gdy pracownik na polecenie przełożonego zmienia na dany czas teren wykonywanych zadań. Do takich przypadków należą wyjazdy służbowe. Jak rozliczać je w rejestracji czasu pracy?

Otóż podróży służbowej nie uwzględnia się w takiej procedurze. Kontrola czasu pracy nie wymaga od pracodawcy specjalnego zaznaczenia, że pracownik był w poszczególne dni na wyjeździe w celach firmowych. Są dwa sposoby na określenie takiej formy wykonywania zadań pracowniczych. Pracodawca może włączyć wyjazd służbowy w liczbę godzin, które zatrudniony jest zobowiązany wyrobić lub nie ujmować tego w ogóle, przez co czas przeznaczony na podróż nie zostaje uwzględniony w ewidencji.

Każdy przedsiębiorca, zatrudniający daną liczbę osób, musi obowiązkowo prowadzić karty czasowe dla każdego pracownika. Nie muszą to być karty miesięczne, wystarczą wersje roczne, gdzie zaznaczane są obecności zatrudnionego. W osobnych rubrykach zaznacza się urlopy, zwolnienia lekarskie, dni wolne od pracy, weekendy i święta. Nie ma zatem potrzeby formowania kolejnej kolumny, w której wpisany zostanie pobyt na wyjeździe służbowym. Szczególnie że nie każdy pracownik takie podróże odbywa, w każdy dodatkowy element w karcie ewidencyjnej pociąga za sobą dodatkowe formalności.

Wpisując podróż służbową w ewidencję czasu pracy, należy wpasować godziny w rytm normalnego wykonywania zadań. Przykładowo, jeśli pracujemy od 8 do 16, po 8 godzin dziennie, należy taką samą ilość wpisać w odpowiednie rubryki. Jak wiadomo, wyjazd kilkudniowy łącznie może zajmować o wiele więcej godzin niż przewiduje przepisowy dzień pracy. Dlatego trudno ujmować cały ten czas w rozliczenie.

Specjalne programy do ewidencji czasu pracy ułatwiają ujmowanie podróży służbowych w odpowiednim kontekście ewidencji. Dzięki temu można zachować porządek w dokumentach oraz mieć szybki dostęp do konkretnych fragmentów. Takie samo oprogramowanie pozwala na określenie kontroli dostępu do poszczególnych pomieszczeń czy budynków.