Roczna ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to bardzo ważny dokument dla pracodawcy. Wedle prawa musi być sporządzany, jeśli w danej firmie zatrudniona jest choćby jedna osoba. Mimo że obowiązek ten istnieje od dawna, wciąż pojawia się wiele pytań, jak ją prowadzić, szczególnie w dużych firmach, zatrudniających wielu pracowników. Wyjaśniamy zatem, czym jest roczna ewidencja czasu pracy i jak ułatwić sobie jej sporządzanie. Zachęcamy do przeczytania artykułu.

Czym jest roczna ewidencja czasu pracy?

Pod terminem rocznej ewidencji czasu pracy kryje się dokument, w którym zawarta jest między innym ilość przepracowanych godzin danego pracownika. To szczegółowe dane obejmujące przedział czasowy, w jakim pracownik realizował obowiązki służbowe wynikające z umowy. Co ważne roczna ewidencja czasu pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Wpisywana jest do niej rzeczywista liczba godzin pracy w danym dniu, co pozwala zbierać informacje z miesięcy wliczanych w okres rozliczeniowy, a dalej rok. Takie dane są podstawą do zweryfikowania, ile godzin przepracowała osoba w miesiącu rozliczeniowym i służą one do wyliczenia wynagrodzenia, a także ustalania innych świadczeń. Jako pracodawca musisz wiedzieć, że prowadzenie tego dokumentu może być skontrolowane przez PIP.

Co z pracownikami wykonującymi obowiązki poza biurem?

Bez względu na to, w jakiej formie zatrudniasz pracowników, musisz pamiętać, że obowiązkowa jest także zdalna ewidencja czasu pracy. Choć zwykle jest to dość utrudnione, istnieją programy, za pomocą których możliwe jest liczenie czasu osób wykonujących obowiązki, np. z domu. Doskonałym przykładem takiego rozwiązania jest nasz System Etatomierz, który proponujemy firmom zatrudniającym dziesiątki, setki a nawet tysiące pracowników. To system rejestracji czasu pracy. Składa się na niego wiele elementów, między innymi portal Web-Pracownik. Obejmuje on między innymi dane np. wymiar godzin pracy, zwolnienia chorobowe, urlopy, a także przepustki czy przerwy pracownika. Pozwala on na korzystanie z rzetelnie przygotowanych raportów, jak i sporządzanie potrzebnych dokumentów, m.in. ewidencji czasu pracy.

Roczna ewidencja czasu pracy — wszystko, co musisz wiedzieć

Prowadzenie papierowej ewidencji może okazać się pracochłonne, szczególnie jeśli Twoja firma zatrudnia wiele osób. Dlatego, mimo że jest ona obowiązkowa, wcale nie musi zawierać bardzo szczegółowych danych. Podstawą jest oczywiście to, by była sporządzana oddzielnie dla każdego pracownika. Nie możesz również mylić ewidencji z listą obecności. Ta druga nie jest bowiem obowiązkowa i pozwala zweryfikować jedynie, czy przestrzegana jest norma czasu pracy. Nie powinna stanowić podstawy do wyliczania świadczeń i wynagrodzenia.

Dostosuj kartę ewidencji do norm

Niezależnie od tego, w jakiej formie chcesz prowadzić ewidencję, musi ona zawierać elementy, które pozwolą na rozliczanie czasu pracy w praktyce. Oprócz tego wzór karty musi obejmować wszelkie dane, które są wymagane z perspektywy przepisów prawa. Możesz oprócz tego dopisać inne potrzebne dla siebie dane. Nie może jednak zabraknąć:

• norma godzinowa — inaczej czas pracy osób zatrudnionych, godzina rozpoczęcia i zakończenia. Dane muszą prezentować także pracę w niedziele, , w święta, w godzinach nocnych itd;
• dyżury — karta musi obejmować dyżury pracownika wraz z miejscem ich pełnienia oraz informacją o rodzaju pełnionego dyżury;
• urlopy — w dokumencie powinny być zamieszczone dane o wszelkich urlopach pracownika;
• nieobecności — nie można zapomnieć o usprawiedliwionych nieobecnościach, np. L4.

Roczna ewidencja czasu pracy z Biosys

Jak widzisz, roczna ewidencja czasu pracy to ważny dokument z perspektywy prawa, ale nie tylko. Jego rzetelne prowadzenie ułatwia także rozliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń, a także pozwala mieć pod kontrolą wszelkie nieobecności czy spóźnienia pracowników. Prowadzenie takiego zestawienia będzie z pewnością utrudnione w dużych firmach, dlatego świetnym rozwiązaniem jest skorzystanie z elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy, który połączony może być również z innymi elementami potrzebnymi w firmie, a więc programami pozwalającymi np. na rozliczenie produkcji lub systemami kontroli dostępu do pomieszczeń.

Dobrze skomponowany system, który oferujemy, umożliwia ponadto korzystanie z gotowych raportów lub przygotowanie swoich indywidualnych kart ewidencji. . Może to znacząco przyspieszyć procesy administracyjne w firmie i obniżyć koszty związane z prowadzeniem księgowości. Warto zatem przyjrzeć się temu rozwiązaniu bliżej.