Jak działa system RCP?
System Rejestracji Czasu Pracy w Twojej firmie
Możliwości systemu RCP
Planowanie czasu pracy, również dla pracy wielozmianowej
Generowanie dowolnych raportów czasu pracy
Wydruk lub eksport raportu czasu pracy do wielu formatów plików np. pdf, Excel, csv i wiele innych
Określenie zaokrągleń, np. pracownik może przyjść o 8:03, a liczony jest mu czas od 8:00
Wprowadzanie wniosków urlopowych, również na Platformie WEB dostępnej dla każdego pracownika
Zaawansowane filtrowanie danych np. dla wygenerowania listy osób najbardziej się spóźniających
Korektę dowolnych informacji przez uprawnionego Operatora
Sprawdzenie listy obecności pracowników
System RCP, czyli System Rejestracji Czasu Pracy jest kompleksowym rozwiązaniem dla każdej firmy, która chce rzetelnie rozliczać pracę swoich pracowników i z tego tytułu naliczać odpowiednie wynagrodzenia. Przyjrzyjmy się, jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania w przykładowej firmie.
Projekt systemu RCP
Na tym etapie zbieramy wszelkie informacje od Klienta, które mogą okazać się przydatne dla wdrażanego systemu. W szczególności zwracamy uwagę na liczbę pracowników, liczbę Operatorów i metodę weryfikacji pracowników dla systemu Etatomierz.
Pracownicy
Określenie liczby pracowników jest bardzo ważne. Od ilości osób, które ma obsługiwać system zależy ilość terminali, na których pracownicy będą rejestrować swą obecność. Rejestrator czasu pracy jest urządzeniem, które pozwala pracownikowi na zarejestrowanie zdarzenia np. praca start, praca koniec, czy też wyjście służbowe. Bardzo ważne jest, aby już na tym etapie określić rodzaje zdarzeń i ich ilość, bo od tego zależy dobór odpowiedniego sprzętu.
Operatorzy systemu RCP
Operatorem systemu jest osoba, która ma zainstalowaną aplikację na swoim komputerze. Ilość wymaganych Operatorów zwykle koreluje z wielkością przedsiębiorstwa i liczbą zatrudnionych pracowników. Nasze rozwiązania licencyjne pozwalają na instalację na wielu stanowiskach (komputerach), a także w środowiskach scentralizowanych (np. Hyper-V i dostęp po Zdalnym Pulpicie do serwera). Operatorzy często mają różne uprawnienia, więc warto zastanowić się już na tym etapie, kto i jakie czynności będzie realizował. Zwykle jest to kilka osób z różnymi specjalizacjami, np.: Administrator sieci, Dyrektor, Kierownik, Administracja.
Metody weryfikacji
Nasze rejestratory czasu pracy mogą obsługiwać różne sposoby weryfikacji. Są to:
- Rejestracja kartą zbliżeniową
- Weryfikacja odciskiem palca
- Identyfikacja twarzy
- Hasło, czyli kod PIN
Większość naszych terminali może obsługiwać wiele metod jednocześnie. Dobrym pomysłem jest wybranie rejestratorów nieco „na wyrost”, z uwzględnieniem planowanego rozwoju przedsiębiorstwa. W przyszłości zawsze istnieje możliwość rozbudowy systemu np. o kolejny rejestrator RCP, gdy zatrudnimy kolejnych pracowników.
Montaż Systemu Rejestracji Czasu Pracy
Instalacja sprzętu następuje po ustaleniu dokładnych miejsc montażu urządzeń, dostępu do sieci elektrycznej 230V oraz do podłączenia kabla sieciowego z serwerem. Miejsce musi być tak dobrane, by było wygodne dla pracowników do rejestracji zdarzeń. Zwykle są to okolice wejścia do budynku lub szatnia pracownicza. Dla specyficznych wymagań możliwe jest też podłączenie terminala RCP bez dostępu do sieci LAN. W takim wypadku można zastosować przenoszenie danych przez pendrive USB. Montaż obejmuje pełne przygotowanie sprzętu i sprawdzenie połączeń sieciowych do serwera.
Wdrożenie
Na podstawie ustaleń pracownik BioSys kontaktuje się z oddelegowaną osobą Klienta. Wdrożenie zwykle realizowane jest drogą zdalną i obejmuje pełną konfigurację systemu RCP na ustalonych zasadach. Często jest to wprowadzenie pracowników do systemu, ustawienie przykładowych lub wszystkich grafików pracowników, zaokrągleń czasów i przedstawienie ścieżki dla eksportu danych. Dużym udogodnieniem dla Klienta jest fakt, że już w tym momencie pracujemy na „żywym organizmie” z danymi Klienta.
Szkolenie
Szkolenie może być realizowane zdalnie lub na miejscu u Klienta. Nasz wdrożeniowiec przedstawia, w jaki sposób działa nasza aplikacja Etatomierz i na bieżąco odpowiada na rodzące się pytania. Bardzo wiele zależy od wybranej wersji systemu, a często omawiana jest również kontrola dostępu , jeśli system obejmuje taką funkcjonalność. Na szkoleniu często dochodzi do zmian w konfiguracji systemu zgodnie z tym, co na bieżąco określa Klient.
Po szkoleniu system RCP jest w pełni sprawny i od tego momentu można w pełni z niego korzystać.
Serwis
Na wdrożone rozwiązanie przysługuje gwarancja na zaimplementowany sprzęt. Jest to serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Jeśli obejmuje to umowa, to na uszkodzony sprzęt (np. w wyniku przepięcie zasilania 230V) dostarczane jest urządzenie zastępcze. Dla zgłaszanych problemów i wątpliwości przygotowaliśmy specjalny panel, gdzie Klient może na bieżąco śledzić proces rozwiązania jego wątpliwości.
Praca z wdrożonym systemem RCP
Instalacja oprogramowania Etatomierz na komputerach Operatorów systemu i nadanie odpowiednich uprawnień do administracji systemem.
Wprowadzenie listy pracowników do systemu RCP. Najczęściej przy wdrożeniu wprowadzamy pełną listę z bieżącej ewidencji pracowników w firmie Klienta.
Wprowadzamy karty zbliżeniowe lub odciski palców dla późniejszej rejestracji pracowników.
Ustawiamy plany pracy dla podległego personelu. Mogą to być stałe grafiki (np. 8:00-16:00) albo elastyczne dopasowanie czasu pracy (np. widełki na wejście) pomiędzy 7:00-9:00 i naliczanie 8h od momentu rozpoczęcia pracy przez pracownika.
Pracownicy rejestrują się na rejestratorach czasu pracy odciskiem palca lub kartą zbliżeniową. W momencie weryfikacji mogą wybrać dodatkowe statusy jak np. przerwa prywatna start lub wyjście służbowe koniec. Poprawna rejestracja jest potwierdzana komunikatem głosowym, dźwiękowym, świetlnym i informacją na terminalu RCP.
Dane z rejestracji pracowników są gromadzone w systemie (automatycznie pobierane). Jeśli założenia systemu tego wymagają to kierownicy potwierdzają lub odrzucają nadliczbowy czas pracy pracowników.
W dowolnym momencie uprawniony Operator systemu może wygenerować kartę czasu pracy pracownika i skorygować występujące błędy (np. pracownik nie zarejestrował się, bo zgubił kartę zbliżeniową)
Przykładowy raport systemu RCP
Dowiedz się więcej o naszych systemach RCP
Skontaktuj się z naszym specjalistą