Nowoczesna ewidencja przedmiotów

Elektroniczna lista sprzętu wypożyczanego pracownikowi, to narzędzie, które pomoże Tobie sprawnie wydać przedmiot, a także przyjąć zwrot. Stworzysz wirtualną przestrzeń, gdzie znajdą się niezbędne informacje o rzeczach przekazywanych pracownikom. Będziesz mógł opisać każdą z nich oraz określić grono osób, które mogą korzystać z dostępnych materiałów. Moduł oferuje wiele możliwości dostosowania ewidencji do standardów panujących w firmie. Aplikacja może zostać wykorzystana do stworzenia karty obiegowej. Poniżej opowiemy Ci, jakie korzyści niesie za sobą rozszerzenie systemu RCP - Moduł Wypożyczenia.

Moduł Wypożyczenia pozwala uporządkować dane, a także szybko zlokalizować przedmiot, nawet gdy korzysta z niego kilka osób. Nie istnieje limit na wprowadzane pozycje – nie ma więc znaczenia, jak dużo sprzętu posiadasz. Aplikacja pozwoli dobrze zorganizować przekazanie oraz odbiór określonej rzeczy. Moduł Wypożyczenia informuje o tym, gdzie jest wskazany przedmiot, gdzie był w konkretnym momencie i jak długo. Te wszystkie informacje pozwalają mieć ewidencje stale pod kontrolą.

Wyobraź sobie firmę, która posiada kilka samochodów. Żaden model nie jest przypisany do konkretnego pracownika. Osoba odpowiedzialna za pojazdy musi wiedzieć kto i na jak długo otrzymał jeden z nich. Zapanowanie nad ogółem informacji przy zastosowaniu tradycyjnych metod, może nie przynieść pożądanego rezultatu. W Module Wypożyczenia stworzysz listę wszystkich elementów floty, określisz rodzaj przedmiotu, nadasz mu nazwę i symbol. System daje również możliwość wskazania, do którego działu przypisany jest sprzęt. Na raporcie zobaczysz status - dostępny bądź wypożyczony.

Ręczne zapisywanie niesie za sobą ryzyko zagubienia listy. Plik Excel wciąż wymaga zaangażowania pracownika. Nie działa automatycznie, nie wychwyci ludzkiej pomyłki. Moduł Wypożyczenia na bieżąco prezentuje przedmioty, które są dostępne. Nie ma możliwości przypisania sprzętu użytkowanego przez innego pracownika.

Moduł Wypożyczenia to nowoczesna, automatyczna ewidencja przedmiotów. To także jasna i klarowna informacja o tym, kto w danej chwili sprawował pieczę nad sprzętem. Gdy otrzymasz mandat za przekroczenie prędkości, sprawdzenie która osoba w tym czasie prowadziła samochód zajmie Ci parę sekund. W zakładce Archiwum dokumentów znajdziesz interesujące Cie dane. Możesz odnaleźć informację, wpisując w wyszukiwarkę imię i nazwisko pracownika. Kolejną możliwością jest wyszukiwanie po parametrach przedmiotu.

Firma tętni życiem. Spotkania, zebrania i szkolenia są codziennością. Klucze do sal konferencyjnych wędrują więc z rąk do rąk. Zdarza się, że ich odnalezienie wymaga zaangażowania nie tylko osoby odpowiedzialnej za ich wydanie. To marnowanie czasu i niepotrzebne nerwy. Proponujemy skorzystanie z breloków zbliżeniowych. Niewielkie urządzenie przypięte do pęku kluczy znacznie przyśpieszy procedurę wydania i zwrotu. Wystarczy przyłożyć brelok do czytnika, a w pojawiającym się na ekranie oknie zatwierdzić wypożyczenie bądź przyjęcie zwrotu. To naprawdę proste.

Kontrolowanie kto w danej chwili ma przy sobie konkretną rzecz jest trudne. Wpisywanie się na listę to uciążliwa czynność. Papierowa ewidencja nie podpowie, który pracownik zabrał klucze i zapomniał zwrócić. Dokonując wypożyczenia, możesz określić, kiedy oczekujesz zwrotu. Dodatkowo w każdej chwili możesz sprawdzić, kto otrzymał sprzęt oraz kiedy upływa termin zwrotu. W sytuacji, gdy przedmiot zostanie zagubiony, również odnotujesz to w oprogramowaniu. Ciekawą opcją jest możliwość zwrotu z datą wsteczną. Taka funkcjonalność zda egzamin, gdy pracownicy zamienią się samochodami poza siedzibą firmy.

Rozwiązanie, które proponujemy, wprowadza ład i porządek. Dodatkowo wyprzedzamy o krok Twoje oczekiwania, dając narzędzie posiadające opcje powiadomienia o konieczności zwrotu przedmiotu. Alert zostanie rozesłany automatycznie i poinformuje o zbliżającym się terminie zwrotu.

Karta obiegowa nazywana potocznie „obiegówką” jest dokumentem służącym do rozliczenia pracownika z wydanych przez firmę przedmiotów wspomagających wykonywanie obowiązków służbowych. Polskie prawo nie obliguje do stworzenia karty obiegowej. Próżno też szukać oficjalnego wzoru takiego dokumentu. W praktyce opisanie powierzonego mienia (np. telefonu służbowego, kluczy do pomieszczeń, narzędzi, firmowego samochodu, czy komputera), znacznie ułatwia proces rozliczania pracownika oraz pewność, że zwrócił powierzone mu mienie stanowiące własność pracodawcy.

Sprzęt, który oddajesz pod opiekę pracownika, możesz dokładnie opisać. Moduł pozwala na przypisanie numeru seryjnego oraz wpisanie na listę poszczególnych elementów przedmiotu np. laptop i zasilacz, telefon komórkowy i zestaw słuchawkowy. Całą listę przekazanego mienia możesz wydrukować, aby pracownik potwierdził przyjęcie podpisem.