Jak nasze systemy funkcjonują u firmach i instytucjach?

System RCP, czyli System Rejestracji Czasu Pracy jest kompleksowym rozwiązaniem dla każdej firmy, która chce rzetelnie rozliczać pracę swoich pracowników i z tego tytułu naliczać odpowiednie wynagrodzenia. Przyjrzyjmy się, jak wygląda wdrożenie takiego rozwiązania w przykładowej firmie.

Projekt systemu rejestracji czasu pracy (RCP)

Na tym etapie zbieramy wszelkie informacje od Klienta, które mogą okazać się przydatne dla wdrażanego systemu. W szczególności zwracamy uwagę na liczbę pracowników, liczbę Operatorów i metodę weryfikacji pracowników dla systemu Etatomierz.

Pracownicy podlegający ewidencji czasu pracy

Określenie liczby pracowników jest bardzo ważne. Od ilości osób, które ma obsługiwać system zależy ilość terminali, na których pracownicy będą rejestrować swą obecność. Rejestrator czasu pracy  jest urządzeniem, które pozwala pracownikowi na zarejestrowanie zdarzenia np. praca start, praca koniec, czy też wyjście służbowe. Bardzo ważne jest, aby już na tym etapie określić rodzaje zdarzeń i ich ilość, bo od tego zależy dobór odpowiedniego sprzętu.

Operatorzy systemu RCP

Operatorem systemu jest osoba, która ma zainstalowaną aplikację na swoim komputerze. Ilość wymaganych Operatorów zwykle koreluje z wielkością przedsiębiorstwa i liczbą zatrudnionych pracowników. Nasze rozwiązania licencyjne pozwalają na instalację na wielu stanowiskach (komputerach), a także w środowiskach scentralizowanych (np. Hyper-V i dostęp po Zdalnym Pulpicie do serwera). Operatorzy często mają różne uprawnienia, więc warto zastanowić się już na tym etapie, kto i jakie czynności będzie realizował. Zwykle jest to kilka osób z różnymi specjalizacjami, np.: Administrator sieci, Dyrektor, Kierownik, Administracja.

Metody weryfikacji rejestracji czasu pracy – rejestratory

Nasze rejestratory czasu pracy mogą obsługiwać różne sposoby weryfikacji. Są to: 

• Rejestracja kartą zbliżeniową
  
• Weryfikacja odciskiem palca
  
• Identyfikacja twarzy
  
• Hasło, czyli kod PIN

Większość naszych terminali może obsługiwać wiele metod jednocześnie. Dobrym pomysłem jest wybranie rejestratorów nieco „na wyrost”, z uwzględnieniem planowanego rozwoju przedsiębiorstwa. W przyszłości zawsze istnieje możliwość rozbudowy systemu np. o kolejny rejestrator RCP, gdy zatrudnimy kolejnych pracowników.

Montaż Systemu Rejestracji Czasu Pracy

Instalacja sprzętu następuje po ustaleniu dokładnych miejsc montażu urządzeń, dostępu do sieci elektrycznej 230V oraz do podłączenia kabla sieciowego z serwerem. Miejsce musi być tak dobrane, by było wygodne dla pracowników do rejestracji zdarzeń. Zwykle są to okolice wejścia do budynku lub szatnia pracownicza. Dla specyficznych wymagań możliwe jest też podłączenie terminala RCP bez dostępu do sieci LAN. W takim wypadku można zastosować przenoszenie danych przez pendrive USB. Montaż obejmuje pełne przygotowanie sprzętu i sprawdzenie połączeń sieciowych do serwera.

Wdrożenie systemu kontroli czasu pracy pracowników

Na podstawie przygotowanego harmonogramu wdrożenia, konsultant BioSys kontaktuje się ze wskazaną osobą po stronie Klienta. Wdrożenie zwykle realizowane jest drogą zdalną i obejmuje pełną konfigurację systemu RCP na ustalonych zasadach. Często jest to wprowadzenie pracowników do systemu, ustawienie przykładowych lub wszystkich grafików pracowników, zaokrągleń czasów i przedstawienie ścieżki dla eksportu danych. Dużym udogodnieniem dla Klienta jest fakt, że już w tym momencie pracujemy na „żywym organizmie” z danymi Klienta.

Szkolenie

Szkolenie może być realizowane zdalnie lub na miejscu u Klienta. Nasz wdrożeniowiec przedstawia, w jaki sposób działa nasza aplikacja Etatomierz i na bieżąco odpowiada na rodzące się pytania. Bardzo wiele zależy od wybranej wersji systemu, a często omawiana jest również  kontrola dostępu , jeśli system obejmuje taką funkcjonalność. Na szkoleniu często dochodzi do zmian w konfiguracji systemu zgodnie z tym, co na bieżąco określa Klient.

Po szkoleniu nasi Klienci wiedzą jak będzie odbywać się rejestracja czasu pracy i jak działa aplikacja mobilna zainstalowana na komputerach operatorów nadzorujących system RCP w swojej firmie.

Po szkoleniu system RCP jest w pełni sprawny i od tego momentu można w pełni z niego korzystać.

Serwis

Na wdrożone rozwiązanie przysługuje gwarancja na zaimplementowany sprzęt. Jest to serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Jeśli obejmuje to umowa, to na uszkodzony sprzęt (np. w wyniku przepięcie zasilania 230V) dostarczane jest urządzenie zastępcze. Dla zgłaszanych problemów i wątpliwości przygotowaliśmy specjalny panel, gdzie Klient może na bieżąco śledzić proces rozwiązania jego wątpliwości.