← Wszystkie wpisy

SYSTEMY RCP · CZĘŚĆ 2

Dlaczego czytnik to nie wszystko? Na co zwrócić uwagę wybierając system RCP

W poprzedniej części powiedzieliśmy, z czego składa się dobry system rejestracji czasu pracy (oprogramowanie, sprzęt i usługi). Dziś odpowiemy na pytanie: „który czytnik czasu pracy powinniśmy wybrać, żeby technologia nie zestarzała się po pół roku?”. Nasza odpowiedź zwykle zaskakuje - od urządzenia nie należy zaczynać. Kiedy to mówimy, spotykamy się ze zdziwieniem.

Kwestia rejestratora czasu pracy ma znaczenie, nie zaprzeczamy. Naturalnym odruchem jest pytanie o modele i cenę, ponieważ właśnie czytnik jest kojarzony z elektroniczną ewidencją (każdy go widzi i z niego korzysta).

Jednak nawet najbardziej zaawansowane urządzenie w ekosystemie jedynie zbiera informacje, ale ich nie analizuje. W 10-stopniowej skali w naszej ocenie czytnik to 2 max 3. Reszta to dobrze skonfigurowane oprogramowanie systemu RCP, które:

• weryfikuje dane
• układa raporty
• automatyzuje rozliczenia, etc.

To ono decyduje, czy dział kadr odzyska bezcenny czas, a Twoja firma ograniczy pomyłki w wypłatach. Skupienie się wyłącznie na sprzęcie, z pominięciem pytań o to, kto i w jakim celu będzie analizował spływające logi, prowadzi do zakupu technologii, która nie rozwiązuje problemów Twojego biznesu.

Głos eksperta BioSys:

Audyt wewnętrzny przed wdrożeniem RCP, czyli jak kilka właściwie zadanych pytań uchroni Twoją firmę przed kosztowną pomyłką

Zastanawiasz się, jak ocenić potrzeby firmy przed zakupem systemu RCP? Kluczem do właściwego doboru systemu rejestracji czasu pracy jest audyt wewnętrzny. Zbierz osoby decyzyjne, dział IT i kadry, które na co dzień zajmują się ewidencjami oraz raportowaniem. Odpowiedzcie wspólnie na kilka pytań:

• Jak wygląda dziś, krok po kroku, cały proces obsługi czasu pracy: od rejestracji wejścia pracownika aż po dział kadr?
• Jakie problemy generuje obecny sposób ewidencji i rozliczania czasu pracy?
• Kto zajmuje się zbieraniem danych i ile czasu mu to zajmuje?
• Jakie systemy pracy obowiązują w Twojej organizacji (podstawowy, równoważny, zadaniowy, a może praca odbywa się bez sztywnego grafiku)?
• Ilu jest dziś pracowników i jak szybko firma planuje rosnąć?
• Gdzie fizycznie odbywa się rejestracja (jedna lokalizacja czy kilka)?
• Jeśli planowana jest rejestracja przerw w pracy, to jaką drogę musi pokonać pracownik na terenie firmy?
• Czy planowana jest integracja systemu RCP z systemem kadrowo-płacowym, ERP lub Business Intelligence (teraz lub w przyszłości)?
• Jak wyobrażasz sobie działanie firmy (idealny scenariusz) po uruchomieniu systemu RCP?

Szczere odpowiedzi uchronią Was przed nietrafioną inwestycją i wskażą, jak wybrać system RCP dopasowany do procesów firmy.

Mapowanie procesów kadrowych przed wdrożeniem RCP. Sprawdź, gdzie powstają informacyjne zatory i jak technologia może je udrożnić

Aby system RCP był użytecznym narzędziem, warto też prześwietlić obecne nawyki (działania) w Twojej firmie. Nad czym powinieneś „pochylić głowę”? Oto krótka checklista wyboru systemu rejestracji czasu pracy:

• Kto i kiedy planuje harmonogram pracy (bezpośredni przełożeni, kierownicy, a może wyłącznie dział kadr)?
• Czy przewidujesz włączenie w proces planowania i wstępnego rozliczania nadgodzin bezpośrednich przełożonych?
• Czy zwolnienia chorobowe są wpisywane ręcznie, czy trafiają do systemu automatycznie (np. z PUE ZUS)?
• Jak wygląda proces rozliczania nadgodzin (od polecenia pracy, przez akceptację, aż po finalne rozliczenie)?
• Czy pracownicy rejestrują wejście przed godzinami grafiku, a wyjście po nich? Jak system ma traktować taki czas, zwłaszcza jeśli to nie są nadgodziny?
• Jak długo trwa rozliczenie miesiąca i ile osób jest w ten proces zaangażowanych?

Audyt oraz mapowanie procesów wewnętrznych pozwalają zobaczyć codzienne bolączki działu kadr, kierowników i pracowników. Dzięki nim unikniesz najczęstszych błędów przy wyborze systemu RCP i skrócisz rozmowę z naszymi ekspertami BioSys. Sprawisz, że od razu będziecie rozmawiać o konkretach, zamiast błądzić po ogólnikach. Checklista pozwoli Ci ustalić, które funkcje będą dla Twojej firmy realną wartością, a które zbędnym kosztem, bo i tak nie wykorzystasz ich potencjału. Unikniesz też zakupu systemu RCP z czytnikami, które nie są dostosowane do specyfiki firmy oraz obecnych przyzwyczajeń załogi.

Konsultacja wdrożenia systemu rejestracji czasu pracy, czyli rozmowa z ekspertem, który chce zrozumieć Twój biznes

Nie wiesz, od czego zacząć audyt? Skorzystaj z doświadczenia BioSys. Już podczas pierwszej rozmowy nasz konsultant podpowie Ci, jak ocenić potrzeby firmy przed zakupem systemu RCP. Wybada realne zapotrzebowanie i pomoże uniknąć wdrożenia systemu, który za rok okaże się za mały albo, co gorsza, zbyt rozbudowany względem Twoich wymogów.

Zrealizowaliśmy ponad 1600 wdrożeń, więc z dużym prawdopodobieństwem mieliśmy już do czynienia z wyzwaniami podobnymi do Twoich. Jeśli jednak w trakcie konsultacji uznamy, że dany system nie zrealizuje Twoich celów, powiemy Ci o tym wprost. Zależy nam na współpracy na lata, dlatego nie sprzedamy Ci rozwiązania, które nie zadziała. To wbrew naszej filozofii.

Skoro wiesz już, że fizyczne urządzenie to początek ścieżki, czas spojrzeć na jej metę. W kolejnej części cyklu odwrócimy proces planowania wdrożenia systemu RCP o 180 stopni. Zapraszamy do lektury wpisu: Zaczynamy od końca, czyli jaki finał rozliczeniowy w dziale kadr ma gwarantować nowa technologia?