Praca zdalna a lista obecności

Sytuacja związana z epidemią COVID-19 postawiła wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw oraz ich pracowników. Globalny lockdown i rozporządzenia epidemiologiczne wprowadzane przez rządzących spowodowały konieczność dostosowania przestrzeni biurowej do obowiązujących obostrzeń sanitarnych - zachowania dystansu społecznego i ograniczenia do niezbędnego minimum kontaktów pomiędzy ludźmi. Koronawirus wywarł też wpływ na postrzeganie przez pracodawców tematu pracy zdalnej oraz zdalnego zarządzania pracownikami. Nowe okoliczności sprawiły, że przedsiębiorcy musieli dostosować swoje działanie do nowych warunków.

Postaramy się zatem przedstawić czym jest praca zdalna oraz podpowiemy jak sprawnie ją zorganizować. Zapraszamy do lektury!

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest praca zdalna? 
• jakie są podstawy prawne delegowania pracownika do pracy zdalnej?
• jak prowadzić listę obecności w czasie pracy zdalnej?
• jakie narzędzia wspomagają sprawdzanie listy obecności pracownika skierowanego do pracy zdalnej?

Czym jest praca zdalna?

W samej definicji – praca zdalna oznacza delegowanie pracownika do wykonywania czynności poza siedzibą firmy. Miejscem tym może być mieszkanie pracownika lub inne miejsce, w którym pracownik ma możliwość wykonania zleconych prac. Pracodawca, kierujący pracownika do pracy zdalnej nie musi mieć jego zgody. Jednakże zobowiązany jest on do wyposażenia go w narzędzia, które mu tą pracę umożliwią i zapewnią prawidłowe rozliczenie godzin pracy.

Jakie są podstawy prawne delegowania pracownika do pracy zdalnej?

Dla przepisów Kodeksu Pracy termin „praca zdalna” jest stosunkowo nowy i nigdy nie był jasno zdefiniowany. Kojarzył się raczej z kulturą pracy przynoszoną stopniowo do Polski przez duże zagraniczne korporacje. Dopiero wybuch pandemii COVID-19 sprawił, że powstały odpowiednie ustawy mające sprecyzować ten temat.

Ustawa z dn. 02 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w  Art. 3 ust 1 i 2 wprowadza zapisy dotyczące polecenia i kierowania pracownika na pracę zdalną a Art. 4 h i 4 ah, dodatkowo określają możliwości pracy przez osoby będące w izolacji lub na kwarantannie.

Prowadzenie listy obecności a praca zdalna

Mimo, że ustawodawca wprowadził w ustawie szereg zapisów, które regulują formę pracy zdalnej, nie narzucił ani nie wskazał formy prowadzenia listy obecności. Nie wskazał także, czy jest ona obowiązkowa. Przedsiębiorcy mają zatem możliwość decydowania czy i jak sprawdzać obecność swoich pracowników.

 Lista obecności może być prowadzona w formie:

• weryfikacji pracownika w komunikatorze np.: MS Teams, Skype czy też Zoom
• przesłaniu maila o określonej porze
• elektroniczna lista obecności prowadzona przez pracownika np.: w pliku Excel i przesyłana mailem
  

Bez względu na formę, lista taka musi dawać możliwość wiarygodnego rozliczenia czasu pracy i obecności pracownika na stanowisku. Jest to działanie w interesie pracownika i pracodawcy.

Lista obecności przy pracy zdalnej. Narzędzia wspomagające sprawdzanie list pracownika

Jak widać, możliwości generowania listy obecności podczas pracy zdalnej są dowolne. Zdecydowanie najlepszym narzędziem – sprawdzonym na rynku, jest jednak wykorzystanie systemu rejestracji czasu pracy w postaci platformy zdalnej WEB-Pracownik. Nie wymaga ona instalowania po stronie pracownika żadnego dodatkowego oprogramowania. Do skorzystania wystarczy komputer z dostępem do Internetu oraz przeglądarką internetową np.: Google Chrome, Mozilla Firefox czy Opera. WEB-Pracownik, oprócz elektronicznej listy obecności, zawiera zestaw narzędzi dla pracownika pozwalających mu:

• rejestrować czynności związane z rozpoczęciem i zakończeniem pracy,
  
• składać wnioski elektroniczne tj.: urlopowe, L4,
• tworzyć rejestr czynności podczas pracy zdalnej,
• tworzyć raport rozliczenia godzin pracy, liczby dni urlopu itp.

Praca zdalna a lista obecności. Korzyści płynące z wykorzystania elektronicznych rozwiązań

Systemy automatyzujące i wspierające rejestrację czasu pracy zdalnej są korzyścią dla obu  stron. Pracownik ma swobodną możliwość wykonywania pracy, a pracodawca zyskuje wiedzę nad efektywnością delegowanego pracownika. System rejestracji pracy zdalnej jest dużym odciążeniem dla pracy działu kadr, ponieważ automatyzuje – wymaganą przepisami Kodeksu pracy ewidencję czasu pracy, służącą do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracownikiem. 

Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami rozwiązań BioSys  w zakresie wsparcia przedsiębiorców w organizacji pracy zdalnej. 

Czy temat zdalnej rejestracji czasu pracy wzbudził Twoje zainteresowanie?  Nasi konsultanci są do Twojej dyspozycji – prosimy o kontakt.