Rozliczanie czasu pracy w praktyce

Zobacz, jak działa system Etatomierz.

Rozliczanie czasu pracy

System Etatomierz to nie tylko nowoczesna ewidencja przepracowanych godzin. To narzędzie, za pomocą którego sprawnie i szybko rozliczysz czas pracy. Dzięki zastosowaniu dodatkowych modułów rozbudowujących system, stworzysz centrum dowodzenia, które pomoże racjonalnie zarządzać czasem pracy.
Poniżej opowiemy Ci jak w ramach systemu Etatomierz może odbywać się proces rozliczania czasu pracy.
Przygotowaliśmy dla Ciebie infografikę, która w skrócie opisuje poszczególne czynności. W kolejnej części artykułu znajdziesz szczegółowe informacje.

Rozliczanie czasu pracy - schemat 1 a

Rozliczanie czasu pracy - schemat 1 a

Rozliczanie czasu pracy - schemat 1 a

Każda firma to inna historia

Stworzyliśmy produkt, którego głównym zadaniem jest wsparcie w procesie rejestracji oraz rozliczania czasu pracy. Chcemy, aby nasze rozwiązanie pasowało do sposobu zarządzania kadrą w Twojej firmie. Proponujemy szeroką automatyzacje, podział uprawnień oraz połączenie manualnego zarządzania z działaniem systemu bez udziału operatora.

Rzetelne informacje

Rozliczanie czasu pracy zazwyczaj rozpoczyna się od określenia, czy Pracownik zrealizował wymiar godzinowy zgodnie z obowiązującą normą. Raport, który operator wygeneruje z aplikacji to lista obecności Pracownika. Zestawienie wskazujące godziny spędzone w biurze, tworzone jest na podstawie odbić na rejestratorze. System automatycznie przetworzy otrzymane dane i poinformuje operatora w którym miejscu pojawiła się nieobecność oraz jaki był powód absencji. Zestawi normę z czasem przepracowanym w rzeczywistości, rozliczy niedoczasy oraz godziny nadliczbowe. Rozliczenie czasu pracy obejmuje także kalkulację nadgodzin 50% i 100%, rozliczenie wyjazdu służbowego oraz jakiejkolwiek przerwy (np. przerwa na papierosa). System przeliczy dla Ciebie pracę w godzinach nocnych, urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie oraz inne nieobecności.

Dowiedz się więcej

Rozliczanie czasu pracy - rzetelne informacje

Podział zadań

System Etatomierz pozwala nadać uprawnienia poszczególnym operatorom systemu. Rozliczanie czasu pracy może zostać wyłącznie w gestii Działu Kadr. Istnieje możliwość, aby część zadań wykonywał Kierownik Działu.
Kierownik odpowiedzialny jest za planowanie czasu pracy dla swojego zespołu. Tworzy grafiki. Pod koniec miesiąca, aby rozliczyć czas pracy każdego z pracowników Kierownik Działu generuje raport. Dokument pokaże wszelkie "niedoróbki" w tym spóźnienia, przekroczony czas przerwy, wyjścia w czasie pracy, nieusprawiedliwione nieobecności. Przełożony zobaczy także czas nadpracowany.
Dział kadr odpowiedzialny jest za finalne rozliczenie czasu pracy wszystkich pracowników firmy.

Dowiedz się więcej

rozliczanie czasu pracy - podział zadań

Braki do obowiązującej normy

Kwestią analizy i uzupełnienia braków w ewidencji czasu pracy może zająć się Kierownik. W ramach systemu istnieje kilka sposobów uzupełnienia luk:
a) Platforma WEB-Pracownik – doceniane przez Klientów narzędzie pomagające sprawnie rozliczyć czas pracy. Pracownik po zalogowaniu się na swoje konto, składa elektroniczny wniosek (urlopowy bądź zwolnienie lekarskie). Kierownik akceptuje prośbę o dzień wolny. Akceptacja wniosku oznacza aktualizację karty Ewidencji Obecności pracownika;
b) Uzupełnienie informacji bezpośrednio w oprogramowaniu. Czas nadpracowany może zostać zaakceptowany przez operatora. Zatwierdzone godziny nadliczbowe mogą zostać przekazane do uzupełnienia "niedoróbek" ;
c) Automatyzacja, czyli działanie systemu bez udziału operatora. Rozliczenie godzin nadliczbowych jako 50% i 100%, bądź uzupełnienie luk może wykonać mechanizm aplikacji.

Dowiedz się więcej

Rozliczanie czasu pracy - braki do obowiązującej normy

Zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych

Kolejnym zagadnieniem w procesie rozliczania czasu pracy jest obsługa godzin nadpracowanych. Pierwszą czynnością jest zatwierdzenie pracy nadliczbowej Pracownika (tzw. zgoda na pracę nadliczbową). Operator (Przełożony Pracownika/Kadry) może zatwierdzać godziny dodatkowe na bieżąco, prowadząc ewidencję dzień po dniu. Dostępna jest również akceptacja zbiorcza godzin nadliczbowych, którą możemy zrealizować sprawnie na koniec miesiąca. Wybór metody pracy dostosowany jest do indywidualnych preferencji operatora. Kluczowy jest sam mechanizm zatwierdzania w systemie BioSys. Każda modyfikacja dokonywana przez operatora, logowana jest w systemie. Dzięki temu dostępna jest informacja: kto i kiedy zatwierdzał godziny nadliczbowe względem danego pracownika. Mając taki zasób danych, w każdej chwili możesz zweryfikować, kto jest odpowiedzialny za „zatwierdzone” godziny nadliczbowe w Twoim przedsiębiorstwie.

Dowiedz się więcej

rozliczanie czasu pracy - zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych

Rozliczenie dodatkowych godzin

Zatwierdzone godziny nadliczbowe, rozliczamy w ramach okresu rozliczeniowego. Zaakceptowany czas może być uwzględniony, jako uzupełnienie braków (np. spóźnień czy przekroczenia przerw), odebrany, jako dzień wolny lub przekazany do wypłaty, jako nadgodzina. Rozliczanie może być realizowane na różne sposoby. Dostępny jest tryb: manualny, automatyczny lub mieszany. Od specyfiki Twojego przedsiębiorstwa zależy, który sposób rozliczania będzie najlepszy. W trybie ręcznym to Operator w całości decyduje o przeznaczeniu czasu nadpracowanego. Tryb automatyczny pozwoli oszczędzić Twój czas, rozdzielając pulę godzin do właściwych kategorii nadgodzin czy uzupełniając każdy, pojawiający się niedoczas, bez zbędnego angażowania operatora. Popularny jest także tryb mieszany, w ramach którego pozostawiamy sobie część obowiązków, resztę „przekazując” oprogramowaniu Etatomierz. BioSys oferuje również dodatkowy, innowacyjny tryb rozliczania godzin nadliczbowych. Korzystając z Platformy WEB-Pracownik dajemy możliwość wskazania przez Pracownika dnia, w którym chce odebrać nadpracowane godziny. Całość prowadzona jest w formie elektronicznych wniosków z pełną, cyfrową historią. Po szczegóły zapraszamy do artykułu Platforma-WEB.

Dowiedz się więcej

rozliczanie czasu pracy - dodatkowych godzin

Zamknięcie miesiąca

Rozliczanie czasu pracy zwykle kończy wprowadzenie do programu kadrowo-płacowego ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników. W cały proces mogą być włączeni pracownicy. Zadaniem Kierownika jest sprawdzenie list obecności oraz w razie potrzeby uzupełnienie luk. Zamknięcie miesiąca po stronie Kierowników to również rozdysponowanie godzin nadliczbowych. Po rozliczeniu czasu swoich podwładnych, zgłaszają do Działu Kadr gotowość do zamknięcie okresu rozliczeniowego. Dział Kadr weryfikuje i potwierdza otrzymane informacje. Po akceptacji wszystkich dokumentów, Dział Kadr zamyka miesiąc dla całego przedsiębiorstwa.

Dowiedz się więcej

Rozliczanie czasu pracy - zamknięcie miesiąca

Wsparcie systemu w procesie rozliczania czasu pracy
godziny nadliczbowe

Postaw na nowoczesne rozwiązanie

Automatyzacja i szerokie spektrum możliwości dostosowania systemu do zasad panujących w Twojej firmie
to ogromne ułatwienie rozliczania czasu pracy.

01


Stwórz różne okresy rozliczeniowe

System RCP daje Ci możliwość utworzenia różnych okresów rozliczeniowych, w ramach których będziesz rozliczać czas pracy. Etatomierz rozpisze nadgodziny zgodnie z dostępnymi w oprogramowaniu szablonami klasyfikacji. Aby proces rozliczania czasu pracy przebiegał sprawnie, proponujemy możliwość obsługi nadgodzin 50% i 100%. W oprogramowaniu istnieje również opcja  rozliczania godzin nadliczbowych w dni wolne od pracy zgodnie ze schematem klasyfikacji nadgodzin. Operator systemu może zdefiniować limit nadgodzin na dany dzień oraz tydzień.

02


Zaakceptuj godziny nadliczbowe

Wielostopniowa akceptacja czasu nadplanowego to opcja pozwalająca zaakceptować - po wydaniu zgody przez Kierownika - a następnie rozdysponować dodatkowe godziny. W celu rzetelnego i sprawnego rozliczenia czasu pracy, dajemy Tobie możliwość ustalenia stopni akceptacji z dostępnej w systemie puli (np. Kierownik --> Dział Kadr --> Zarząd). 

03


Zarządzaj czasem nadpracowanym

Rozliczanie czasu pracy staje się łatwe dzięki mechanizmom działającym bez ingerencji operatora. W oprogramowaniu istnieje funkcja auto-uzupełniania czasu brakującego, niedoczasów (np. spóźnienia, wcześniejsze wyjścia z pracy czy przerwy prywatne) z puli tzw. zatwierdzonych godzin nadliczbowych. Możliwa jest także opcja obsługi całego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, za pracę podczas dnia ustatowo wolnego. 

Platforma WEB-Pracownik

Poniżej opisujemy cechy produktu, który pozwala znacznie przyśpieszyć proces rozliczania czasu pracy. Szerszy opis funkcjonowania naszego produktu znajdziesz w artykule Platforma WEB-Pracownik.

Platforma WEB-Pracownik to rozszerzenie systemu RCP

Najważniejsze cechy produktu to szeroka interakcja na linii pracodawca - pracownik a także funkcja platformy informacyjnej dla pracowników. Jest to skuteczne i proste w obsłudze narzędzie ułatwiające codzienną pracę zarówno dla kadry jak i osób zarządzających.
Platforma WEB-Pracownik pozwala pracownikowi na wgląd w kartotekę czasu pracy. Dodatkowo liczne funkcjonalności to zbiór narzędzi do komunikowania się z działem kadr oraz kierownikiem.

Wnioski urlopowe

Papierowe wnioski urlopowe to przeszłość. Nowoczesne rozwiązania zakładają ograniczenie tradycyjnej dokumentacji i szybki przepływ informacji. Proponujemy składanie wniosków o dzień wolny z pozycji przeglądarki internetowej.
Każda operacja jest rejestrowana i archiwizowana w aplikacji. Sprawdzenie kto i w jakim dniu był nieobecny zajmuje kilka sekund. Przełożony widzi spóźnienia, zwolnienia lekarskie oraz aktualny wymiar urlopu danego pracownika. W aplikacji Kierownik może sprawdzić, ile dni wolnych przysługuje pracownikowi w ramach zaległego urlopu. Przełożony może zaakceptować wniosek, odrzucić i za pomocą notatki uzasadnić swoją decyzję.

Dowiedz się więcej

Platforma WEB-Pracownik - wnioski urlopowe

Raporty czasu pracy

Platforma WEB-Pracownik to nie tylko zarządzanie wnioskami urlopowymi. Aplikacja pełni także funkcje informacyjną. Raporty czasu pracy dostępne są zarówno dla pracownika jak i przełożonego. Po zalogowaniu się na indywidualne konto, użytkownik otrzymuje przejrzyste i klarowne informacje dotyczące przepracowanych godzin.
Ważne zdarzenia jak brak odbicia, bądź nieobecność system oznaczy kolorem.

Dowiedz się więcej

Platforma WEB-Pracownik - raporty czasu pracy

Notyfikacje

W ramach Platformy WEB-Pracownik uruchomiliśmy narzędzie, które ułatwia komunikacje między pracownikami. Notyfikacje to krótkie wiadomości wysyłane do dużej liczby użytkowników. Ważna informacja wyświetla się tuż po zalogowaniu do systemu. Notyfikacje to prośba o zgłoszenie się do Działu Kadr w celu odebrania skierowania na badania okresowe oraz wiele innych.

Dowiedz się więcej

Platforma WEB-Pracownik - notyfikacje

Terminarz

Opcja Terminarz działa podobnie jak Notyfikacje. Dział Kadr bądź Kierownik może stworzyć i wysłać do dużej liczby pracowników krótką wiadomość. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia regularności wysyłanych informacji. Operator może skorzystać z przypomnienia, które pojawi się kilka dni wcześniej przed zaplanowanym terminem rozesłania powiadomienia.

Dowiedz się więcej

Platforma WEB-Pracownik - terminarz

Komunikacja między pracownikiem a przełożonym

Po zalogowaniu się na indywidualne konto pracownik otrzymuje dostęp do własnego raportu czasu pracy. Platforma WEB-Pracownik to wsparcie dla osób pracujących poza siedzibą firmy - istnieje opcja zdalnej rejestracji początku i końca pracy. Wyjazdy służbowe, wyjścia w czasie pracy i delegacje mogą być zgłaszane zdalnie. Ułatwianiem jest również możliwość weryfikacji przez pracownika błędnych odbić a także zawnioskowania o korektę zdarzenia.
Użytkownik może w każdej chwili sprawdzić ile dni urlopu ma do wykorzystania. Do każdego wniosku pracownik może dołączyć notatkę z informacją dla przełożonego.

Dowiedz się więcej

Platforma WEB-Pracownik - komunikacja

Zaplanuj rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb

Dowiedz się jak możemy pomóc Twojej firmie

(12) 378 95 37
Kontakt