← Wszystkie wpisy

SYSTEMY RCP · CZĘŚĆ 1

Kiedy rozliczenie czasu pracy przestaje być problemem, czyli jak nowoczesna ewidencja zmieni codzienność Twojej firmy

Seria „Blok RCP”. Spis treści (9 tematów)

• Rejestracja czasu pracy w pigułce: czym dokładnie jest, jak działa i z jakich elementów się składa?
• Kryteria wyboru platformy: dlaczego sam czytnik na ścianie to zaledwie wierzchołek góry lodowej?
• Zaczynamy od końca, czyli jaki finał rozliczeniowy w dziale kadr ma gwarantować nowa technologia?
• Codzienne operacje pod lupą: planowanie grafików, zarządzanie absencjami i generowanie raportów
• Funkcje, które robią różnicę: samoobsługowy portal pracownika, fotorejestracja oraz moduły dedykowane
• Inteligentny sprzęt w praktyce: jak trafnie dopasować terminale do specyfiki zespołu oraz warunków panujących w firmie
• Zderzenie teorii z realiami: dlaczego przed podjęciem decyzji ostatecznych warto skonsultować swoje założenia z ekspertem?
• Ewolucja zamiast rewolucji: czy wdrażana architektura IT musi być idealna już od pierwszego dnia?
• Środowisko testowe: czy „jazda próbna” w formie wersji demo to najbezpieczniejszy ruch dla firmowego budżetu?

Wiele biznesów traktuje rejestrację czasu pracy jak coś, czym można się zająć „przy okazji” — zaraz po podlaniu kwiatka w recepcji. Papierowe listy obecności odsuwa się najwyżej na chwilę, żeby nie zalała ich woda z konewki.

Tymczasem największe dramaty w firmie zaczynają się niewinnie, bo od kilku kartek. Weźmy poniedziałek, godzinę 6:45. Pierwsi pracownicy pojawiają się na zmianie. Ktoś podpisuje papierową listę obecności, inna osoba o tym zapomina, a kolejna spóźnia się o godzinę, ale wpisuje czas taki, jak pozostali. Przychodzi koniec miesiąca i zaczyna się horror działu kadr:

• weryfikacja godzin i ewentualnych nadgodzin
• usprawiedliwianie absencji
• wyjaśnianie rozbieżności poprzedzających wypłaty

Kadry szukają „danych” na kartkach, w tabelach Excela, w e-mailach i SMS-ach. Menedżerowie odrywani są od pracy, by potwierdzać (lub nie) obecności. Pracownicy są zdenerwowani, bo nie otrzymali wynagrodzenia za nadgodziny. Nagle okazuje się, że największym problemem jest brak wiarygodnego źródła informacji o czasie pracy. A wszędzie tam, gdzie pojawia się chaos, znika efektywność.

Czas pracy jest kluczowym zasobem w biznesie. Dla Twojej firmy oznacza koszty, ale i realizację celów, dla pracowników — wynagrodzenie. Inwestujesz w ludzi, technologie, rozwój? Czasowi też należy się miejsce w budżecie w postaci nowoczesnego systemu rejestracji czasu pracy. Kiedy pracownik wie, że jego praca jest właściwie udokumentowana, a Ty masz pewność wiarygodności danych, korzystają na tym wszyscy.

Od kartki do nowoczesnego czytnika RCP: krótka historia rejestracji czasu pracy

Wraz z ewolucją biznesu pojawiają się nowe wyzwania:

• różne harmonogramy
• praca hybrydowa lub home office
• delegacje i szkolenia
• wiele lokalizacji oraz praca w terenie
• rosnąca liczba wniosków pracowniczych

Ręczna administracja tych procesów zaczyna zabierać coraz więcej czasu i energii. Na szczęście jest rozwiązanie: system RCP „Etatomierz” (rejestracji i rozliczania czasu pracy) od BioSys. Narzędzie, które pozwala rzetelnie zapisać i rozliczyć wszystkie zarejestrowane zdarzenia i w zależności od funkcjonalności obsługuje:

• rejestrację wejść i wyjść
• harmonogramy
• przerwy
• pracę zdalną
• integrację systemu RCP z programem kadrowo-płacowym (np. Comarch Optima, Enova) czy ERP

Twarzą systemu jest czytnik przy wejściu, a sercem oprogramowanie RCP.

Skuteczny system RCP zaczyna się tam, gdzie kończy się „piiip” na czytniku

Profesjonalny, nowoczesny system rejestracji czasu pracy składa się z trzech filarów:

• oprogramowania
• sprzętu
• wdrożenia i wsparcia

Omówmy je po krótce.

Punkt 1. Oprogramowanie RCP: miejsce, gdzie dane zaczynają pracować. Samo zapisanie obecności nie wystarcza, a „suche” dane wymagają przetworzenia, by odciążyć kadry, kierowników i pracowników. Sercem infrastruktury jest autorskie oprogramowanie BioSys, czyli program do ewidencji czasu pracy, który, jak zestaw klocków, można rozbudować o moduły, takie jak WEB-PRACOWNIK (samoobsługowy portal pracownika) i WEB-MANAGER (podgląd zespołu i obsługa wniosków dla kierowników). Jego podstawowym zadaniem jest:

• planowanie czasu pracy
• obsługiwanie absencji
• przygotowywanie raportów

Punkt 2. Rejestrator czasu pracy: sprzęt do szybkiej i wygodnej rejestracji zdarzeń. Pierwszy kontakt pracowników z elektroniczną rejestracją czasu pracy następuje przy czytniku:

• rejestratorze na ścianie lub w kołowrocie połączonym z kontrolą dostępu (KD)
• aplikacji do rejestracji czasu pracy na smartfonie lub komputerze

W praktyce rejestratory czasu pracy spotkasz w wersji:

• STANDARD: do podstawowych zdarzeń (wejście, wyjście, przerwa)
• BIZNES: do 8 rodzajów zdarzeń (trzy rodzaje przerw) i opcjonalnie rejestrator czasu pracy z fotorejestracją

Pracownicy mogą identyfikować się metodami zbliżeniowymi (karta, brelok, opaska) lub kodem PIN. Biometria (analiza rysów twarzy czy odcisków palców) jest w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu pracy obecnie niezgodna z przepisami, dlatego jej nie rekomendujemy.

Punkt 3. Usługi wdrożeniowe i wsparcie. Technologia wymaga odpowiedniego utrzymania, dlatego kompleksowa realizacja BioSys obejmuje usługi wdrożeniowe:

• instalację
• montaż (w tym pakiety Express i Standard)
• szkolenia

oraz wsparcie serwisowe:

• pakiety godzinowe
• SLA (umowę obejmującą m.in. sprzęt zastępczy, skrócony czas reakcji i stałego Opiekuna Technicznego)

Jak wybrać odpowiedni system RCP?

Odpowiemy głosem eksperta z BioSys:

Rejestracja czasu pracy może kojarzyć się z narzędziem kontroli i nadzorowania ludzi. Perspektywa zmienia się, gdy pokażesz ją jako narzędzie uczciwego rozliczenia czasu pracy.

To pierwsza z dziewięciu części serii o systemach RCP. W kolejnym wpisie: Kryteria wyboru platformy: dlaczego sam czytnik na ścianie to zaledwie wierzchołek góry lodowej? dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu RCP.

Gotów, by odesłać papierową biurokrację na karty historii? Skontaktuj się z ekspertem BioSys i umów się na bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy specyfikę Twojej firmy i zaprojektujemy architekturę RCP, która przejmie ciężar żmudnych rozliczeń. Oddaj „czarną robotę” maszynom i odzyskaj to, co w biznesie najcenniejsze: rzetelne dane, oszczędność czasu i pieniędzy, święty spokój i zaufanie pracowników.

NASTĘPNY WPIS

Dlaczego czytnik to nie wszystko? Na co zwrócić uwagę wybierając system RCP