Rozliczanie podróży służbowej

Delegacje służbowe pracowników stanowią nieodłączny element pracy. Często jednak problem rodzi samo rozliczenie podróży służbowej. W związku z przebywaniem na delegacji pracownikowi przysługuje szereg udogodnień, m.in. zwrot kosztów przejazdu, a także diety. Byś jako pracodawca mógł zaliczyć wydatki do kosztów, musisz je właściwie udokumentować. Zatem jak rozliczać delegację? Poznaj nasze podpowiedzi! 

Delegacje służbowe — czym są i co się do nich wlicza?

Pod pojęciem delegacje służbowe kryje się nic innego jak wyjazd w konkretnym celu zlecony pracownikowi przez pracodawcę. Osoba zatrudniona ma wówczas realizować zadania służbowe w innym miejscu, niż wskazane jest jako stałe miejsce pobytu. Za warunek uznaje się, iż musi być to punkt poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Ustawodawca wskazuje, że rozliczanie podróży służbowej musi odbywać się zgodnie z pewnymi warunkami. To pracodawca ustala część z nich w umowie o pracę oraz regulaminie wynagrodzeń. Jeśli natomiast nie zostaną one dokładnie określone, wówczas przedsiębiorca musi stosować się do przepisów prawa. Zgodnie z ich założeniem personel odbywający delegacje służbowe ma prawo do tzw. diety. Jest to dodatek, który ma pokryć koszty wyżywienia. Takiej osobie przysługuje również zwrot za koszt noclegów i transportu, a także pozostałych, niezbędnych udokumentowanych wydatków. 

Pracownik musi ponadto rozliczyć się w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Tyle czasu ma na dostarczenie wszelkich dokumentów i rachunków. Przed wyjazdem na delegacje służbowe osoba zatrudniona powinna złożyć wniosek o jej zaakceptowanie. Co ważne, w przypadku delegacji, pracodawca również musi zadbać o ewidencję czasu pracy. To obowiązek, który stanowi podstawę do późniejszego wypłacenia wynagrodzenia. Doskonałym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zdalna rejestracja czasu pracy. Dzięki niej pracownik nie musi zapisywać każdej przepracowanej godziny na kartce, a pracodawca ma bezpośredni wgląd w pracę danej osoby poza firmą. 

Jak rozliczać delegację?

Rozliczanie podróży służbowej może sprawiać pewne trudności. Dieta w krajowych delegacjach wynosi 30 zł na osobę za jedną dobę w podróży. Należy jednak uwzględnić wszelkie zmienne, gdy delegacja trwała mniej niż dzień lub więcej. Jeśli czas podróży przekracza 12 godzin, wówczas pracownik otrzymuje dietę w pełnej wysokości. Chyba że osoba zatrudniona otrzymała śniadanie — w takiej sytuacji kwotę należy zmniejszyć o 25%. Natomiast jeśli pracodawca zagwarantował pracownikowi obiad, dietę pomniejsza się aż o połowę. Delegacje służbowe, w których podróż trwała mniej niż 12 godzin, muszą być rozliczane w ramach połowy diety. Pracownikowi przysługuje wówczas 15 zł. Jak widzisz, są to kwestie, które należy dokładnie przeliczyć. Jeśli zastanawiasz się, jak rozliczać delegację w sposób bardziej zautomatyzowany, odpowiedzią będzie system RCP.  

Jak działa system RCP? To świetne rozwiązanie do ewidencji czasu pracy, które połączone jest z Portalem WEB-Pracownika. Umożliwia składanie wniosków o delegację, a także ich automatyczne rozliczanie. To ogromne ułatwienie nie tylko dla zatrudnionych, lecz także pracodawcy, który może szybko zatwierdzić delegacje służbowe, a następnie równie sprawnie je rozliczyć po ich zakończeniu.  Znika tym samym problem ewidencji czasu pracy podczas wyjazdu. Z poziomu systemu możliwe jest również sprawne planowanie jakichkolwiek podróży. Kierownik może wówczas przeglądać grafik pracownika i wpisywać do niego delegację. Pozwala to również na sprawną organizację czasu pracy, a osoba zatrudniona z wyprzedzeniem może być informowana o ewentualnym wyjeździe. Taka podróż powinna jednak trwać dłużej niż 8 godzin. 

Zatem rozliczanie delegacji służbowej zależy od tego, jakie udogodnienia wprowadzasz w swojej działalności. Z pewnością brak automatyzacji generuje potrzebę większej papierologii. Pracownik musi wówczas wypełniać wszelką ewidencję. Nowoczesne rozwiązania mogą być w takiej sytuacji zbawieniem, szczególnie dla działu kadr, gdy zatrudniasz wiele osób.