Prowadzenie karty ewidencji czasu pracy cz. I

Obowiązkiem pracodawcy jest rejestracja czasu pracy każdego zatrudnionego w firmie pracownika. Wskazane muszą zostać godziny wejścia oraz wyjścia z pracy, a także przerwy w czasie jej trwania. Każdy zatrudniony musi mieć założoną kartę ewidencji czasu pracy, która jest wypełniana zgodnie z rzeczywistością. Chociaż nie ma prawnie ustalonego jednolitego wzoru, musi posiadać kilka niezbędnych elementów.

Karta rozliczania czasu pracy powinna mieć postać imienną, czyli przypisaną konkretnemu pracownikowi. W jej skład muszą wchodzić informacje o pracy w poszczególnych dobach, wliczając w to również niedziele, święta, pracę nocną, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy. Powinny znaleźć się tam również dane dotyczące dyżurów, urlopów, zwolnień, nieobecności usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych, a także charakter wykonywanych prac. Dotyczy to szczególnie osób młodocianych, zajmujących się zadaniami wzbronionymi dla nich, których wykonywanie jest dozwolone jedynie z racji przygotowywania zawodowego. Oczywiście można dopisać inne rubryki, które będą zawierać dodatkowe informacje, a jednocześnie mogą usprawniać rozliczanie się pracowników z zarządcami firmy.

Elektroniczne rozliczanie czasu pracy może odbywać się w okresie miesięcznym, kwartalnym, rocznym lub innym, dowolnie wybranym przez pracodawcę. Karta może posiadać postać tradycyjną papierową, wypełnianą ręcznie lub być specjalnym systemem rcp, który sam prowadzi ewidencję pracy. Rozliczanie na podstawie rocznego okresu wykonywania zadań sprawdzi się w przypadku, gdy w firmie zastosowany jest harmonogram czasu pracy, czyli np. jednozmianowy rozkład działań, obejmujące stałe godziny i dni. Wtedy, gdy praca wykonywana jest w zmiennym trybie, lepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie kart miesięcznych. Można wtedy łatwiej rozliczyć pracownika na podstawie niejednolitego grafiku.

Co ciekawe nie wszyscy muszą mieć kontrolowany czas pracy. Dotyczy to pracowników objętych systemem zadaniowym, zarządzających firmą w imieniu właścicieli lub otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe oraz za pracę nocną. Jednakże brak konieczności ewidencjonowania tego typu pracowników nie świadczy o tym, że nie powinni mieć założonej karty. Można w nią wpisywać dni wolne od pracy oraz urlopy czy zwolnienia.

Nie ma obowiązku dokładnego wypełniania godzin wejść i wyjść z pracy. Wystarczy zaznaczyć, ile czasu spędza pracownik w ciągu dnia, na wykonywaniu swoich zadań. Oczywiście nie będzie błędem, gdy zastosuje się dodatkową tabelkę, jednak może to tylko wydłużyć proces wypełniania dokumentów.