Lista obecności w biurze

Poprzedni wpis na naszym blogu również dotyczył listy obecności w pracy. Skupiliśmy się na zdefiniowaniu tego pojęcia, spojrzenia na taki dokument przez pryzmat zapisów Kodeksu Pracy oraz rozwiązaniach jakie przedsiębiorcy mogą wdrożyć w swoich firmach. 

Przeczytaj koniecznie: Czy lista obecności pracownika jest obowiązkowa?

Dzisiaj chcemy skupić się na konkretnym rodzaju narzędzia, które weryfikuje obecność w pracy. Rozważymy zalety elektronicznej listy obecności. 

Zapraszamy do lektury artykułu, z którego dowiesz się:

• czym jest lista obecności online?
  
• dlaczego elektroniczna lista obecności jest lepsza od tradycyjnej?
  
• jakie są zalety listy obecności online?
  
• czy wdrażając narzędzie w mojej firmie zyskuję coś więcej niż tylko listę obecności online dla moich pracowników?
  
• jak elektroniczna lista obecności sprawdza się w kontekście pracy zdalnej?
  

Zaczynamy!

Lista obecności online – co to jest i jak działa?

Nie wymyślimy koła na nowo – lista obecności w pracy czy to w wersji elektronicznej czy papierowej ma jedną kluczową funkcję – dostarczyć informacji, ilu pracowników danego dnia jest obecnych na swoich stanowiskach. Lista obecności w pracy jest dokumentem wewnętrznym danego przedsiębiorstwa i nie jest obligatoryjna. Kodeks Pracy w tym zakresie milczy, pozostawiając decyzję o utworzeniu listy przedsiębiorcy. 

Elektroniczna lista obecności zastępuję tradycyjne narzędzia nowoczesnymi i pozwala zaoszczędzić czas, fundusze oraz docenić środowisko. Drukowane karty obecności zostają zamienione na zestawienia online, a długopisy na wygodne karty zbliżeniowe z odpowiednio dobranym rejestratorem. Każdy przedsiębiorca może pójść o krok dalej i zupełnie zrezygnować z plastiku. Innowacyjne systemu mogą zostać zbudowane w oparciu o czytniki z funkcją rozpoznawania twarzy.  

Pracownik nie musi stać w kolejce, aby podpisać listę, pomyłki zostają wyeliminowane, a kłopot związany ze zniszczeniem lub zgubieniem wydruku znika zupełnie. Lista obecności online „podpisywana” jest za pomocą identyfikatora przykładanego codziennie rano do urządzenia rejestrującego. 

Elektroniczna lista obecności jest lepszym wyborem niż tradycyjne, drukowane kartki 

Często wracamy do naszych Klientów z pytaniem jak wdrożony system sprawdza się w ich firmach. W przypadku systemów rejestrujących czas pracy nigdy nie usłyszeliśmy, że tradycyjne formy były lepsze. Wręcz przeciwnie, wielu przedsiębiorców żałuje, że tak długo zwlekało z zakupem. 

W jakich aspektach lista obecności online króluje nad tradycyjną formą potwierdzania obecności w pracy? 

• potwierdzenie przybycia do biura zajmuje dosłownie kilka sekund 
  
• rejestrator ustawiony w widocznym miejscu sprawia, że pracownicy nie zapominają o przyłożeniu karty
  
• oszczędność spowodowana brakiem konieczności drukowania list obecności 
  
• eliminacja pomyłek przy składaniu podpisu
  
• więcej miejsca w biurowej przestrzeni – nie trzeba gromadzić teczek z podpisanymi dokumentami 
  
• większy szacunek do przeciążonej planety – eliminujemy papier, możemy postawić na innowacje zamiast wybierać plastikowe akcesoria 
  
• możliwość połącznia ewidencji obecności z Kontrolą Dostępu 
  
• możliwość rozbudowy narzędzia o moduły dodatkowe i satysfakcję z polepszenia warunków pracy 
  

Zalety elektronicznej listy obecności 

Pozytywne cechy listy obecności online są widoczne nie tylko dla przedsiębiorców ale i samych pracowników. Największą zaletą wskazywaną przez obie strony niewątpliwie jest wygoda. Dział Kadr lub Kierownicy nie muszą myśleć o przygotowaniu, wydrukowaniu i rozpowszechnieniu tradycyjnych list obecności. Zadaniem pracowników jest jedynie przyłożenie karty do rejestratora lub zarejestrowanie obecności poprzez skan twarzy. 

Kolejną zaletą jest brak bałaganu, nadmiernej ilości dokumentacji oraz wyeliminowanie pomyłek. Odbicia użytkowników są zbierane, przetwarzane a następnie udostępniane w formie raportu ewidencji obecności w pracy. W zestawianiu widzimy godziny przyjścia do pracy i opuszczenia budynku. Wszystko jest jasne i czytelne. 

Ważną kwestią z punktu widzenia Działu Kadr jest fakt, że elektroniczna lista obecności to jednocześnie ewidencja czasu pracy. Wdrażając jedno narzędzie firma może zyskać dużo więcej. 

Lista obecności online oraz wiele, wiele więcej! 

Lista obecności w pracy jest dokumentem potwierdzającym obecność danego dnia w biurze. Może być udostępniana pracownikom w tradycyjnej formie, jako wydruk z miejscem na podpis lub w wersji elektronicznej. Powyżej opisaliśmy zalety i korzyści z wdrożenia listy obecności online, ale wiemy, że na tym nie koniec dobrych wiadomości dla przedsiębiorców. 

Lista obecności w pracy jest pomocna w tworzeniu ewidencji czasu pracy. Świetnym rozwiązaniem jest narzędzie, które łączy obie funkcje. A jeszcze lepszym to, które pozwoli nie tylko rejestrować czas pracy, ale także łatwo go rozliczyć. 

Dodatkowym atutem nowoczesnych systemów rejestracji czasu pracy  jest możliwość rozbudowania o moduły dodatkowe. Przy okazji zalet elektronicznej listy obecności wspominaliśmy o ograniczeniu papierowej dokumentacji. Warto iść tym tropem i pomyśleć o wnioskach urlopowych online. 

A co z bezpieczeństwem? Czy również na tym polu system RCP może okazać się pomocny? Oczywiście! Aplikację rejestrującą czas pracy można połączyć z systemem Kontroli Dostępu. 

Z pełnym przekonaniem możemy powiedzieć, że inwestując w jedno porządnie zaprojektowane narzędzie, poprawiasz jakość swojego biznesu w wielu obszarach. 

Lista obecności online a praca zdalna 

Forma pracy zdalnej zadomowiła się u nas na dobre. Korzystamy z niej chętnie i dostrzegamy coraz więcej pozytywnych aspektów. Obwiązki wykonywane z domu to wciąż zobowiązanie, które należy skrupulatnie wypełnić. Elektroniczne potwierdzenie gotowości do wypełnienia zadań poza biurem pasuje tutaj idealnie. 

Na naszym blogu znajdziesz artykuł opisujący zagadnienie rejestrowania obecności w trakcie pracy zdalnej.